N Запись в Регист- Кате- Номи- Цена Движение акций Итого Подпись п/п регистрационном рацион- гория нальная приобре- регист- журнале Реестра ный акций стой тения / ратора Дата Номер номер мость продажи Приобре- Отчуждено / внесения записи выпуска акций, акций, тено. шт. аннулировано, записи акций руб. руб. шт Форма 9 Журнал 5 СВЕДЕНИЯ ОБ АКЦИОНЕРАХ ОБЩЕСТВА Номер Табельный ФИО / Наименование Гражданство / Денные удостоверения лицевого номер акционера Организационно- личности / Сведения о счета акционера правовая форма регистрации юридического лица Адрес акционера Телефон, Банковские Отметка о наличии номинального __________________________ факс реквизиты держателя акций и доверенных лиц Постоянного Почтовый Номер Право на Право на местожительства/ лицевого голосование дивиденды юридический _________ _________ ____________ _счета_ ___________ __________ Запись в регистрационном Запись в регистрационном журнале журнале о внесении в реестр ___ об исключении из реестра Дата Номер Подпись Дата Номер Подпись внесения записи регистра- внесения записи регистра- записи _______ тора записи_ ________ тора Форма 10 Журнал 6. КАРТОТЕКА АКЦИОНЕРОВ Номер лицевого счета акционера Табельный номер акционера ФИО / Наименование акционера Данные удостоверения личности / Сведения о регистрации Почтовый адрес акционера Бенифициарий ( акционер /номинальный держатель акций /третьи лица) Банковские реквизиты бенифициария НОМИНАЛЬНЫЙ ДЕРЖАТЕЛЬ АКЦИЙ: Номер лицевого счета N Запись в регистрационном Регистрацион- Категория Номинальная Цена п/п _____журнале реестра_____ ный номер акций стоимость приобретения Дата внесения Номер выпуска акций акций, руб. / отчуждения ______ записи_ записи акций, руб. Дата Движение акций Итого _____Обременение акций_____ Подпись внесения Приобре- Отчуждено, акций, Обременен- Акции, сво- регистра- последнего тено, шт. шт. шт. ные акции, бодные от обя- тора платежа за шт. эательств. шт. акции Форма 11 Сторона 1 КАРТОЧКА АКЦИОНЕРА Номер лицевого счета акционера Табельный номер акционера ФИО / Наименование акционера Данные удостоверения личности / Сведения о регистрации Почтовый адрес акционера Бенифициарий ( акционер / номинальный держатель акций /третьи лица) Банковские реквизиты бенифициария НОМИНАЛЬНЫЙ ДЕРЖАТЕЛЬ АКЦИЙ: Номер лицевого счета Форма 12 Сторона 2 КАРТОЧКА АКЦИОНЕРА Номер лицевого счета акционера ____________________________ N Запись в регистрационном Регистрацион- Категория Номинальная Цена п/п _____журнале реестра_____ ный номер акций стоимость приобретения Дата внесения Номер выпуска акций акций, руб. / отчуждения ______ записи_____записи______________ ____________ ___________ акций, руб. Дата Движение акций Итого Обременение акций Подпись внесения Приобре- Отчуждено, акций, Обременен- Акции, сво- регистра- последнего тено. шт. шт. шт. ные акции, бодные от обя- тора платежа за шт. зательств, шт. акции Форма 13 Журнал 7. СВЕДЕНИЯ О НОМИНАЛЬНЫХ ДЕРЖАТЕЛЯХ АКЦИЙ Номер Наименование Организационно- Сведения о Адрес лицевого правовая форма регистрации _______________________ счета ____________________ юридического лица _______________ Юридический Почтовый Телефон, Банковские Запись в регистрационном журнале о Запись в регистрационном журнале факс еквизиты ________внесении в реестр____________об искючении из реестра_____ Дата Номер Подпись Дата Номер Подпись внесения записи регистра- внесения записи регистра- записи тора __записи тора Форма 14 Журнал 8. КАРТОТЕКА НОМИНАЛЬНЫХ ДЕРЖАТЕЛЕЙ АКЦИЙ Номер лицевого счета номинального держателя акций________________________ Наименование номинального держателя акций _____________________________ N Запись в регистрационном Регистрацией- Категория Номинальная Цена п/п журнале реестра ный номер акций стоимость приобретения Дата внесения Номер выпуска акций акций, руб. / отчуждения записи записи акций, руб. Движение акций Итого Обременение акций Подпись Приобре- Отчуждено, акций, Обременен- Акции, сво- регистра- тено, шт. шт. шт. ные акции, бодныеотобя- тора зательств, шт. Форма 15 Сторона 1 КАРТОЧКА НОМИНАЛЬНОГО ДЕРЖАТЕЛЯ АКЦИЙ Номер лицевого счета номинального держателя акций Наименование номинального держателя акций Сведения о регистрации Местонахождение Банковские реквизиты Форма 16 Сторона 1 КАРТОЧКА НОМИНАЛЬНОГО ДЕРЖАТЕЛЯ АКЦИЙ Номер лицевого счета номинального держателя акций __________ N Запись в регистрационном Регистрацион- Категория Номинальная Цена п журнале реестра ный номер акций стоимость приобретения Дата внесения Номер " выпуска акций акций, руб. / отчуждения записи записи акций, руб. Движение акций Итого _____Обременение акций_____ Подпись Приобре- Отчуждено, акций, Обременен- Акции, сво- регистра- тено, шт. шт. шт. ные акции, бодные от обя- тора шт зательств, шт. Форма 17 9. КАРТОТЕКА ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ЗАЛОГОДЕРЖАТЕЛЕЙ АКЦИЙ Номер лицевого счета залогодержателя акций ФИО / Наименование залогодержателя акций Сведения о регистрации / Данные удостоверения личности Адрес Банковские реквизиты Номер лицевого счета залогодателя N Запись в регистрационном Регистрацион- Категория Номинальная п/п _____журнале реестра_____ ный номер акций стоимость Дата внесения Номер выпуска акций акций, руб. записи записи ______Обременение акций______ Итого Подпись Обременен- Акции, свободные акций, регистратора ные акции, от обязательств, шт. шт.___________шт____________________________ ПРИЛОЖЕНИЕ 4 Форма 1 ВЫПИСКА N ____ ИЗ РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ОТКРЫТОГО ТИПА _________________ зарегистрированного ________________________ "___" _______ 199__ г. Рег. номер ___________ Юридический адрес Общества ____________________ Настоящая Выписка подтверждает право собственности ее держателя на перечисленные в ней ценные бумаги. Выписка не является ценной бумагой. Дана _____(ФИО. паспортные данные / Наименование акшонвва) ___"__, номер лицевого счета в Реестре акционеров ____________, являющему(ей)ся по состоянию на "___" ____________"19___г. владельцем (номинальным держателем) следующих акций акционерного общества открытого типа " (Наименование акционерного общества)___________________": N Категория Регистрационный Номинальная Количество п/п акций номер выпуска стоимость акций, акций, акций руб. шт Данные акции являются ______(свободными отобязательств / обремененньши обязательствами залога или иными обязательствами) (Дата выдачи выписки) (Подписи ответственных лиц акционерного общества) < Печать АО > Форма 2 ВЫПИСКА N ___ ИЗ РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ОТКРЫТОГО ТИПА ____________________________________ зарегистрированного ________________________ г._________ "__" ______ 199__ г. Рег. номер ___________ Юридический адрес Общества _______________________________ Настоящая Выписка подтверждает наличие зарегистрированного залога на перечисленные в ней ценные бумаги. Выписка не является ценной бумагой. Дана (ФИО. паспортные данные / Полное официальное наименованин __________зарегистрированного залогодержателя акций____ номер лицевого счета в Реестре акционеров _______________, являющемуся по состоянию на "_____" ______________19____г. зарегистрированным залогодержателем сле- дующих акций акционерного общества открытого типа "_______(Наименование акшюнврноно общества)___________". записанных на имя Фамилия, имя. от- чество / Полное официальное наименование лица. на имя которого записаны акции, являющиеся предметом залога: N Категория Регистрационный Номинальная Количество п/п акций номер выпуска стоимость акций, акций, акций руб. шт. (Дата выдачи выписки) (Подписи ответственных лиц акционерного общества) < Печать АО > Форма 3 СПРАВКА О ДВИЖЕНИИ АКЦИЙ ПО ЛИЦЕВОМУ СЧЕТУ N ____ на "___""__.______________ 19____г. Наименование зарегистрированного лица Паспортные данные / сведения о регистрации Дата N записи Регистра- Категория Приобре- Отчуждено, ИТОГО Из них Подпись в регистра- ционный акций тено, шт. шт. акций, обремене- регист- ционном номер шт. нообяза- ратора журнале выпуска тельства- акций ми, шт. ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ЖУРНАЛ ВЫПИСОК ИЗ РЕЕСТРА АКЦИОНЕРОВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ОТКРЫТОГО ТИПА N Дата, по состоянию Категория Регистра- Коли- Номер выписки на которую выдана ценной ционный чество лицевого выписка бумаги номер акций, счета выпуска шт. акций Наименование / Юридический Подпись Дата Реквизиты ФИО лица, адрес / данные ответственного получения и почтового получающего удостове- лица Общества подпись лица, отправления выписку рения личности (регистратора) получившего выписку ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Форма 1 ПЕРЕДАТОЧНОЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ Я, __________ФИО /Полное официальное наименование лица. передающего акуии1__, являясь (собственником / номинальным держателем ________(коли- чество акций)_________ (категория акций)__________ акций, записанных на мое имя в реестре акционеров акционерного общества открытого типа "___________________", прошу осуществить передачу _________(количество передаваемых акций цифрами и прописью)______________" _____________________________________________________акций. О новом владельце акций сообщаю следующие сведения: ФИО /Полное офи- циальное наименование______________________________________________________ Данные документа, удостоверяющего личность/сведения о регистрации Адрес: Дополнительная информация Документ, на основании которого осуществляется передача акций_____________________________ (наименование документа, номер, дата) "______" ________________ 199___ г. (Подпись лица, передающего акции) (Подпись лица, получающего акции) Форма 2 АНКЕТА ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО ЛИЦА ФИО Гражданство Данные документа, удостоверяющего личность (наименование документа, номер, серия, дата и место выдачи, орган, выдавший документ) Адрес постоянного местожительства: Почтовый адрес: Телефон Уполномоченные представители (ФИО /Наименование. реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес. телефон) Желательный способ получения дивидендов Банковские реквизиты Сведения о налоговых льготах Документ, на основании которого осуществляется передача акций (Наименование документа, номер, дата) Дополнительная информация "____" ___________________ 199____г. (Подпись акционера или доверенного лица) Форма 3 АНКЕТА ЗАРЕГИСТРИРОВАННОГО ЛИЦА Полное официальное наименование Организационно-правовая форма юр.лица Сведения о регистрации (номер свидетельства о государственной регистрации, дата регистрации, зарегистрировавший орган) Юридический адрес Почтовый адрес Телефон, факс Генеральный директор Банковские реквизиты Сведения о налоговых льготах Желательный способ получения дивидендов Документ, на основании которого осуществляется передача акций (Наименование документа, номер, дата) Дополнительная информация Должностные лица, уполномоченные подписывать передаточные распоряжения и другие документы от имени юр.лица: (ФИО, должность, образец подписи) "____" _________________ 199____г. (ФИО и подпись лица, заполнившего анкету) М.П. (образец печати) Форма 4 В ПРАВЛЕНИЕ АО "__________" от акционера (ФИО акционера) паспорт сер._______ N_________ кем и когда выдан ____________ проживающего по адресу:______ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу внести следующие изменения в Реестр акционеров АО "____" в связи С (изменением (Фамилии. наименования, места жительства, банковских реквизитов)-.______ ( изменяемые реквизиты)__________________ Подпись акционера _________________________ (Дата) ЗАРЕГИСТРИРОВАНО: регистрационный номер ________ дата регистрации "____" ___________199__г. Подпись регистратора ______________ Форма 5 В ПРАВЛЕНИЕ АО "______" ОТ акционера (ФИО акционера) паспорт сер.______ N________ кем и когда выдан __________._ проживающего по адресу:______ РАСПОРЯЖЕНИЕ Прошу внести в Реестр акционеров в качестве номинального держателя принадлежащих мне ( общее количество) акций (в том числе (количество) обыкновенных и (количество) привилегированных) ___(наименование номи- нального владельца)_________(юридический адрес)_________ "____________________________________ _________________(банковские рек- визиты)___________________________.______________ представляющего мои интересы по моему поручению. Номинальный держатель имеет право совершать сделки с принадлежащими мне акциями и другими ценными бумагами акционерного общества "_____________" от моего имени и по моему поручению. Я являюсь бенефициарием по принадлежащим мне ценным бумагам АО Прошу всю предназначающуюся мне как акционеру информацию о деятельности общества направлять по моему адресу. Настоящее поручение действительно в течение (срок) лет. (Дата)____ (Подпись акционера) ЗАРЕГИСТРИРОВАНО: дата регистрации "____" ________ 199__ г. Номер лицевого счета номинального держателя ______________ Подпись регистратора __________ Форма 6 ЗАЛОГОВОЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ Я, (ФИО /Полное официальное наименование лица, передающего акции) ЯВЛЯЯСЬ (Собственником / номинальным держателем) (Количество акций) ______________________ акций, записанных на мое имя в реестре акционеров (Категория акций) акционерного общества открытого типа "____________", прошу осуществить регистрацию залога __________________________________________________________акций. (Количество заложенных акций цифрами и прописью) О залогодержателе акций сообщаю следующие сведения: ФИО/Полное официальное наименование Данные документа, удостоверяющего личность/сведения о регистрации Дополнительная информация "______" ________________ 199__. г. (Подпись залогодателя) (Подпись залогодержателя) Форма 7 ДОГОВОР купли-продажи ценных бумаг акционерного общества открытого типа "__"_________ 199_ г. Гр. __________________."__________, паспорт сер.________ N________, (ФИО) выдан __ ________________ "__"________ 19__ г., именуемый(ая) в дальнейшем Покупатель, с одной стороны, и гр. ______________________________________, (ФИО) паспорт сер.______ N_________,выдан _______________________________ "___"________ 19__ г., именуемый(ая) в дальнейшем Продавец, с другой стороны, заключили настоя- щий договор о нижеследующем: 1. Продавец обязуется передать в собственность, а Покупатель принять и оплатить следующие ценные бумаги акционерного общества открытого типа "_____________________________" (в дальнейшем ЦБ), свободные от любых прав третьих лиц: 1.1 обыкновенные акции номинальной стоимостью _____ руб., регистраци- онный номер выпуска ____, в количестве____(________) штук по цене._____ руб. за акцию, (прописью) ИТОГО На ________________________________________________________ руб. (сумма цифрами и прописью) 1.2 привилегированные акции типа А номинальной стоимостью ______ руб" регистрационный номер выпуска __________________, в количестве ________________ (______________________________________________) штук по цене _____ руб. за акцию, (прописью) итого на __________________________"____________ руб. (сумма цифрами и прописью) 1.3 Общая сумма сделки составляет ___________________________ руб. (сумма цифрами и прописью) 2. Покупатель обязуется в течение _____ календарных дней с даты под- писания настоящего договора (исключая день подписания) оплатить полную стоимость ценных бумаг в соответствии с пунктом 1.3. настоящего договора путем наличной оплаты. 2.1 Покупатель обязуется в течение _____ календарных дней с даты под- писания настоящего договора (исключая день подписания) оплатить полную стоимость ЦБ в соответствии с пунктом 1.3. настоящего договора путем пе- ревода денег на счет Продавца в банке, указанном в пункте 7 настоящего договора." 3. Продавец обязуется в течение ________ календарных дней после опла- ты* (считая день оплаты) подготовить и передать продавцу все необходимые документы для переоформления ЦБ на имя Покупателя. 4. Покупатель вступает в права собственности с момента перерегистра- ции ценных бумаг на имя Покупателя. Перерегистрация может быть осущест- влена только после полной оплаты Покупателем стоимости ЦБ в соответс- твии с пунктом 1.3. настоящего договора, что подтверждается распиской Продавца в получении денег. 5. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. 6. Действие договора прекращается после выполнения сторонами обяза- тельств, вытекающих из настоящего Договора. 7. Адреса и реквизиты сторон: Продавец: Почтовый адрес: Счет ______________________ в __________________ (реквизиты банка) Покупатель: Продавец Покупатель (подпись) (ФИО) (подпись) (ФИО) ЗАРЕГИСТРИРОВАНО: дата регистрации "____" ________ 199__ г. регистрационный номер _______________ ФИО и подпись регистратора __________ М.П. ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая. Введена в действие Федеральным законом РФ от 30 ноября 1994 г. N 52-ФЗ Часть вторая. Введена в действие Федеральным законом РФ от 26 января 1996 г. N 15-ФЗ Федеральный закон РФ "Об акционерных обществах" N 208-ФЗ от 26 декаб- ря 1995г. Указ Президента РФ "Об организационных мерах по преобразованию госу- дарственных предприятий, добровольных объединений государственных предп- риятий в акционерные общества" (в ред. Указа Президента от 16.11.92 г. N 1392) от 1 июля 1991 г. N 721 Указ Президента РФ "О мерах по обеспечению прав акционеров" от 27 ок- тября 1993 г. N 1769 Указ Президента РФ "О мерах по государственному регулированию рынка ценных бумаг в Российской Федерации" от 4 ноября 1994 г. N 2063 Указ Президента РФ N 784 от 31.07.95 г. "О дополнительных мерах по обеспечению прав акционеров" Положение об акционерных обществах. Утверждено Постановлением Совета министров РФ N601 от 25 декабря 1990 г. Положение о реестре акционеров акционерного общества (Инструкция N 840-р от 18.04.94 г. Государственного комитета РФ по управлению госу- дарственным имуществом) Порядок применения Положения о реестре акционеров акционерного общес- тва. Распоряжение N 2002-Р от 26.07.94 г. Государственного комитета РФ по управлению государственным имуществом Постановление Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рын- ку при Правительстве РФ N 3 от 12.07.95 г. "Временное положение о ведении реестра владельцев именных ценных бу- маг" (приложение к постановлению Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве РФ N 3 от 12.07.95 г.) Постановление Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рын- ку при Правительстве РФ N6 от 30.08.95 г. "Временный порядок лицензирования деятельности по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг" (приложение к постановлению Федеральной комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при Правительстве РФ N 6 от 30.08.95 г.) Положение о выпуске ценных бумаг и фондовых биржах в РСФСР. Утвержде- но постановлением Правительства РСФСР от 28 декабря 1991 г. N 78 Инструкция N 2 "О правилах выпуска и регистрации ценных бумаг на тер- ритории Российской Федерации". Письмо Министерства финансов РФ от 3.03. 92 г. Инструкция Министерства Финансов РФ от 6.07.92 г. N 53 "О правилах совершения и регистрации сделок с ценными бумагами (издана на основании постановления Правительства РФ ст 28.12.91 г. N 78) Закон РСФСР "О нало- ге на операции с ценными бумагами", 12.12.91 г. N 2023-1 Федеральный закон РФ "О внесении изменений в закон РСФСР "О налоге на операции с ценными бумагами", 18.10.95 г. N 158-ФЗ Закон РСФСР "О налогообложении имущества, переходящего в порядке нас- ледования или дарения", 12.12.91 г. N 2020-1 Закон РФ "О залоге" 16.01. 92 г. Положение о порядке выплаты дивидендов по акциям и процентов по обли- гациям. Утверждено заместителем Министерства экономики и финансов РФ С. В. Горбачевым 10.01.92 г. АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО: МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ, ПОЛОЖЕНИЯ И ИНСТРУКЦИИ Выпуск 5. "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА ПРЕДПРИЯТИЯ" МОСКВА 1996 СОДЕРЖАНИЕ: Раздел 1. Положения и инструкции ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. Общие положения 2. Служба безопасности предприятия: задачи, функции, права 3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия. 5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни- лища документов и изделий; их охрана. 6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 1. Общие положения. 2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов С Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 4, Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 8. Порядок хранения и обращения с документами с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Раздел II. Методические материалы ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВА- НИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия. Подготовка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну. Работа с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. ПОРЯДОК СОХРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ С ПО- МОЩЬЮ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. Учет входящей документации, предназначенной для выполнения работ на средствах вычислительной техники. Порядок учета и подготовки машинных носителей информации по коммер- ческой тайне на бумажной основе. Порядок учета магнитных носителей ин- формации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну. Хранение и уничтожение материалов автоматизированной обработки. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА. Право акционера на получение информации о деятельности общества. Отчетность общества перед акционерами. Информация, открытая для акционеров. Подготовки списка информации, открытой для акционеров. Перечень документов сведений, открытых дня ознакомления акционеров. Ознакомление с реестром акционеров общества. Порядок предоставления информации. Раздел III. Приложения ДОГОВОРНОЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВО Приложение 2. РАЗДЕЛ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. Секретность. Приложение 3. ВЫДЕРЖКИ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ РФ, РЕ- ГУЛИРУЮЩИХ ВОПРОСЫ, СВЯЗАННЫЕ С КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ ПРЕДПРИЯТИЯ. Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности" (в редакции от 24 июня 1992 г.). Закон РФ "О страховании" от 27 ноября 1992 г. N 4015-1. Закон РФ "Об основах налоговой системы" N 2118-1 (в редакции на 25 февраля 1993 г.). Закон РФ "О таможенном тарифе" от 21 мая 1993 г. N 5003-1. Закон РФ "О налоговой полиции" от 24 июня 1993 г. N5238-1 . Указ Президента РФ "О мерах по реализации промышленной политики при приватизации государственных предприятий от 16 ноября 1992 г. N 1392. Постановление Правительства РСФСР "О перечне сведений, которые не мо- гут составлять коммерческую тайну" от 5 декабря 1991 г. N 35. Положение "О выпуске ценных бумагах и фондовых биржах в РСФСР" (ут- верждено постановлением Правительства РСФСР от 28 декабря 1991 г. N78). Положение "о Федеральной службе России по надзору за страховой дея- тельностью" (утверждено постановлением Совета Министров РФ от 19 апре- пя1993 г. N 353). Положение "О государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей Комитета Российской Федерации по торговле (утверждено постановлением Совета Министров РФ от 27 мая 1993 г. N 501. Положение "О бухучете" (утверждено приказом Министерства Финансов РФ от 20 марта 1992 г. N10). Письмо Министерства Финансов РФ "О сделках с ценными бумагами" от 6 июля 1992 г. N 53. Приказ ГКАП РФ от 24 августа 1992 г. N185. Приказ Росстрохнадзора от 3 августа 1993 г. N02-02/21. Раздел 1. ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение устанавливает необходимый минимальный объем мер, соблюдение которых позволяет предотвратить утечку сведений, состав- ляющих коммерческую тайну предприятия. При необходимости руководителем предприятия могут быть введены допол- нительные меры, направленные на усиление защиты коммерческой тайны предприятия. 2. Служба безопасности предприятия: задачи, функции, права 2.1. Служба безопасности предприятия создается в целях разработки и осуществления мероприятий по защите коммерческой тайны и подчиняется не- посредственно руководителю предприятия. 2.2. Численность работников службы безопасности предприятия определя- ется штатным расписанием. 2.3. Служба безопасности имеет следующую структуру: - подразделение специального делопроизводства: - подразделение режима; - подразделение охраны; - аналитическое подразделение. 2.4. Задачи, функции и права службы безопасности и ее структурных подразделений определяются и утверждаются руководителем предприятия. 2.5. Основными задачами службы безопасности являются: обеспечение сохранности коммерческой тайны предприятия при проведении всех видов работ, обращении с документами и изделиями, имеющими отноше- ние к коммерческой тайне; организация специального делопроизводства, обеспечивающего надежную защиту коммерческой тайны предприятия; выявление и закрытие возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне, в процессе производственной и иной деятельности предприятия: предотвращение необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, которые содержатся в рабо- тах, документах и изделиях. 2.6. Служба безопасности предприятия в процессе своей деятельности осуществляет следующие функции: участвует в разработке и пересмотре (изменении и дополнении) перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; планирует работу по защите коммерческой тайны; организует и проводит мероприятия, обеспечивающие сохранность коммер- ческой тайны при разработке, производстве, учете, хранении, транспорти- ровке и уничтожении изделий: разрабатывает и проводит мероприятия по защите коммерческой тайны в производственно-технической, научно-исследовательской, опытно-конструк- торской и другой деятельности предприятия: осуществляет руководство подчиненными структурными подразделениями и лицами, осуществляющими работу по защите коммерческой тайны; организует и ведет специальное делопроизводство; контролирует обеспе- чение установленного порядка размножения документов, содержащих сведе- ния, касающиеся коммерческой тайны, их учета, хранения и пользования ими в архивах, библиотеках и отделах (бюро) технической документации; контролирует соблюдение правил обращения с документами, содержащими информацию, относящуюся к коммерческой тайне предприятия, и своевремен- ное их возвращение в службу безопасности; обеспечивает соблюдение правил рассылки документов, содержащих сведе- ния, касающиеся коммерческой тайны предприятия; принимает меры к внедрению средств механизации и автоматизации в про- цесс ведения специального делопроизводства и обеспечивает контроль за соблюдением правил хранения и эксплуатации средств, предназначенных для размножения документов, содержащих коммерческую тайну; изучает все стороны деятельности предприятия для выявления и закрытия возможных каналов утечки информации, относящейся к коммерческой тайне: проводит аналитическую работу; участвует в разработке и осуществлении мероприятий по защите информа- ции, составляющей коммерческую тайну предприятия, от возможной утечки по техническим каналам в процессе ее передачи, накопления и использования; организует проведение профилактической работы с работниками предприя- тия по соблюдению требований по защите коммерческой тайны: принимает участие в проведении расследований по фактам разглашения коммерческой тайны предприятия, утраты документов и изделий, имеющих от- ношение к коммерческой тайне; организует учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерчес- кой тайны предприятия; осуществляет мероприятия, обеспечивающие допуск к работам, документам и изделиям, относящимся к коммерческой тайне предприятия, только тех лиц, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей: участвует в подборе лиц, командируемых на другие предприятия; проводит инструктаж лиц, допущенных к коммерческой тайне: участвует в обеспечении пропускного и внутриобъектового режима, охра- ны учреждений и их режимных зданий, помещений, территорий, хранилищ; участвует в определении эффективности инженерно-технических средств охраны фирмы и разработке предложений по их совершенствованию; принимает меры по предотвращению чрезвычайных происшествий на предп- риятии. 2.7. Подразделениям безопасности предоставляется право: требовать от всех работников предприятия выполнения требований норма- тивных актов, регулирующих порядок сохранения коммерческой тайны; привлекать в необходимых случаях специалистов предприятия к работе по обеспечению сохранения коммерческой тайны; проводить проверки состояния и организации работы по защите коммер- ческой тайны предприятия: давать рекомендации и обязательные для исполнения указания руководи- телям структурных подразделений предприятия и подчиненных ему организа- ций по вопросам обеспечения сохранности коммерческой тайны; в случае нанесения ущерба работником предприятия ходатайствовать пе- ред руководителем о привлечении его к уголовной, административной, граж- данско-правовой и другой ответственности в соответствии с законода- тельством РФ. 3. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 3.1. Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляет руководитель предприятия. К данным сведениям допускаются только те лица, которым такая информа- ция необходима для выполнения их служебных обязанностей. 3.2. При решении вопроса о допуске сотрудников предприятия к сведени- ям, составляющим коммерческую тайну предприятия, должны учитываться: нравственные и деловые качества допускаемого; способность хранить коммерческую тайну; временный или постоянный характер работы; наличие информации о привлечении кандидата к уголовной ответственнос- ти; факты совершения и склонность к аморальным проступкам (пьянство, наркомания и т.п.), вследствие которых может наступить разглашение све- дений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также информация об утрате документов (изделий), содержащих такие сведения; Если в результате дополнительного изучения кандидата выявлены обстоя- тельства, имеющие значение для принятия решения о допуске, то о них ста- вится в известность руководитель предприятия, который по данной информа- ции принимает соответствующее решение. 3.3. После принятия решения о допуске исполнитель подписывает соот- ветствующее обязательство о неразглашении коммерческой тайны предприятия с указанием срока действия этих обязательств. Служба безопасности, режимно-секретный орган или другое спецподраэде- ление организует учет осведомленности лиц, допущенных к сведениям, сос- тавляющим коммерческую тайну предприятия. 4. Порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия 4.1. Разрешения на доступ к документам с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" даются только в письменном виде: на карточках разрешений, на списках оз- накомления, на самих документах или в форме приказов (указаний). 4.2. В случае, когда исполнитель допускается только к части докумен- та, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы, части или страницы, к которым он допускается, а сотрудники подразделения специального дело- производства должны принимать необходимые меры, исключающие возмож- ность ознакомления с другими частями документа. 4.3. Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам. В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудни- ков, допущенных к документам, подшитым в дело. Список заверяется под- писью сотрудника подразделения специального делопроизводства. Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле производится по письменному разрешению соответствующего руководителя. При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими доку- ментами, подшитыми в дело. Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным де- лам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по письменному представлению руководителя соответствующего подразделения. 4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на са- мом документе в виде резолюции соответствующего руководителя. 4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на вы- полнение задания. В предписании кратко указывается основание командирования (номер и дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ команди- руемый. Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и заверяется печатью последнего. Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в службе безопасности до окончания срока действия совместного договора. 4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитар- ного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, фи- нансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их пол- номочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения ру- ководителя предприятия. 5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; храни- лища документов и изделий; их охрана 5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тай- ну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту. Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать воз- можность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гаранти- ровать сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне предприятия. Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут ус- танавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурны- ми по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помеще- ний. Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудо- ваны дополнительными техническими средствами защиты от побочных электро- магнитных излучении. Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначен- ной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представите- ли спецподразделения и представители структурного подразделения, которо- му принадлежит помещение. 5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных по- мещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в услови- ях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сох- ранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне. Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов. 5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти доку- менты и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподраз- делении. Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя эк- земплярами ключей. Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металли- ческих шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлическо- го шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в кото- ром он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопас- ности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию под расписку. 5.4. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы, спецхрани- лища, склады хранения изделий, содержащие сведения, составляющие коммер- ческую тайну, и другие режимные помещения запираются и опечатываются. При этом сейфы, металлические шкафы и хранилища опечатываются таким об- разом, чтобы исключить возможность ее снятия без повреждения оттиска пе- чати. Режимные помещения, хранилища с опечатанными входными дверями, пе- налы (пакеты) с ключами сдаются под охрану или дежурному по предприятию с указанием времени приема (сдачи) и с отметкой о включении охранной сигнализации. Сдачу ключей и режимных помещений под охрану, а также получение клю- чей и вскрытие режимных помещений производят сотрудники, работающие в этих помещениях, по утвержденному начальником спецподраэделения списку с образцами подписей этих сотрудников. Данный список находится у охраны или у дежурного по предприятию. Опечатанные (опломбированные) хранилища вскрываются только лицами, ответственными за сохранность документов и изделий, составляющих коммер- ческую тайну. Списки таких лиц с образцами их подписей утверждаются на- чальником спецподразделения и находятся у охраны или у дежурного по предприятию. В отсутствии указанных лиц режимные помещения и хранилища могут быть вскрыты комиссией, созданной по указанию руководителя предп- риятия или данного подразделения, о чем должен быть составлен акт. Перед вскрытием режимных помещений и хранилищ должна быть проверена целостность оттисков печатей и исправность запоров. При обнаружении на- рушения целости оттисков или других признаков, указывающих на возможное проникновение посторонних лиц в эти помещения или хранилища, последние не вскрываются, а составляется акт. О случившемся немедленно ставятся в известность руководитель предприятия и начальник спецподраэделения. Од- новременно принимаются меры по охране места происшествия, на которое не допускаются посторонние лица. В случае утраты ключа от хранилища или входной двери режимного поме- щения немедленно ставится в известность спецподраэделение. Замок этого хранилища или двери необходимо заменить или должен быть изменен его сек- рет. Хранение документов и изделий, имеющих отношение к коммерческой тай- не, в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или измене- ния его секрета запрещается. 5.5. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в режимных по- мещениях, спецхранилищах, складах производятся только в присутствии ра- ботников, отвечающих за сохранность документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне, в этих помещениях или соответствующих дежурных. Во время уборки и хозяйственных работ все документы должны находиться в сейфах (металлических шкафах), а изделия зачехляются и опечатываются. На предприятии на случай пожара, аварии или стихийного бедствия раз- рабатывается специальная инструкция, утверждаемая руководителем спецпод- разделения, в которой предусматриваются: - порядок вызова должностных лиц; - порядок вскрытия режимных помещений; - очередность и порядок спасения документов (изделий) и дальнейшего их хранения. Инструкция должна находится у дежурного по предприятию и в подразде- лении охраны. 5.6. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя- тию, а также работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответственно аварийную службу, ставят в известность руководителя предприятия, начальника спецподразделения и принимают меры к ликвидации пожара или аварии и их последствий. В случае, если создается угроза уничтожения находящихся в режимных помещениях, хранилищах, складах документов и изделий, относящихся к ком- мерческой тайне, дежурный по предприятию совместно с представителями ох- раны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и изделий в соответствии с инструкцией на случай пожара, аварии, стихийно- го бедствия. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписы- вается лицами, вскрывшими данное помещение. 6. Совещания по вопросам, составляющим коммерческую тайну предприятия с участием работников сторонних организаций 6.1. Служебные совещания с участием работников сторонних организаций, на которых рассматриваются вопросы, связанные со сведениями, составляю- щими коммерческую тайну, ПРОВОДЯТСЯ с разрешения руководителя предприя- тия. Руководитель назначает лицо, ответственное за проведение таких сове- щаний. 6.2. Лицо, назначенное ответственным за проведение совещания, сов- местно с представителями службы безопасности и соответствующими техни- ческими специалистами осуществляет необходимые организационные и техни- ческие мероприятия, которые должны обеспечить сохранение сведений, сос- тавляющих коммерческую тайну предприятия, и исключить утечку информации во время проведения такого совещания 6.3. На совещания допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. При планировании проведения совещания предусматривается такая очеред- ность рассмотрения вопросов, которая исключает участие в их обсуждении лиц, не имеющих отношения к ним. 6.4. Лицо, ответственное за проведение совещания, должно представить в службу безопасности предприятия: - проект программы проведения совещания; - перечень его участников; - список вопросов, с которыми разрешено знакомиться каждому участни- ку. Список приглашенных на совещание согласовывается с лицами, от- ветственными за проведение совещания, и утверждается руководителем, дав- шим разрешение на проведение совещания. 6.5. Участники пропускаются на совещание по спискам и документам, удостоверяющим их личность. 6.6. Документы, необходимые для подготовки совещания, если в них со- держатся сведения, составляющие коммерческую тайну, рассылаются по спис- ку, утвержденному руководителем, давшим разрешение на проведение совеща- ния. При этом рассылаются только те документы, которые непосредственно ка- саются приглашенных. 6.7.Совещания проводятся в помещениях, где может быть обеспечено сох- ранение в тайне обсуждаемых вопросов. В необходимых случаях эти помеще- ния могут быть обследованы соответствующими специалистами с целью обес- печения защиты от утечки информации по техническим каналам и при необхо- димости - обеспечены охраной. 6.8. Лицо, ответственное за проведение совещания, перед его началом обязано проинформировать присутствующих о том, что обсуждаемые на нем вопросы, содержат сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, и что все записи они могут делать только на учтенных листах (блокнотах). 6.9. Решения совещания и другие, относящиеся к нему документы, рассы- лаются по указанию руководителя, давшего разрешение на его проведение. Рабочие тетради, переданные в службу безопасности по окончании сове- щания, рассылаются или уничтожаются в установленном порядке. Программа проведения совещания и список его участников приобщаются к материалам совещания. Данные материалы обеспечиваются защитой до оконча- ния работ по обсуждаемой проблеме, либо до того времени, когда сведения, составляющие коммерческую тайну, будут рассекречены в установленном по- рядке. КОММЕНТАРИИ Настоящий документ может служить основой для разработки собственного "Положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны" на предприяти- ях любой формы собственности. В акционерных обществах настоящее Положе- ние должно утверждаться Правлением. УТВЕРЖДЕНО ПРАВЛЕНИЕМ акционерного общества открытого типа Протокол от " " 19 г. - Структура, численность и штаты службы безопасности каждого конкрет- ного предприятия определяются руководителем в зависимости от необходимо- го объема работы по защите коммерческой тайны предприятия. Возможно создание и других подразделений в зависимости от специфики производственной деятельности предприятия (подразделение противодействия технической разведки, подразделение связи и др.). Допуск к сведениям, составляющим коммерческую тайну, целесообразно осуществлять не сразу после приема на работу, а по прошествии определен- ного времени работы на предприятии, в течении которого работники отдела кадров и непосредственные руководители должны провести изучение личных и деловых качеств принимаемого на работу. При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размно- жению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников). 2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен. 2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. 2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности. 3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или посту- пившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делоп- роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется от- дельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ". 3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следую- щие виды учета: - учет подготовленных документов; - учет входящих документов: - инвентарный учет: - номенклатура дел, журналов, картотек: - учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны. 3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит- ся в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов. По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения полу- чения охраняемой информации посторонними лицами. На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необхо- димо указать: - количество отпечатанных экземпляров; - фамилию исполнителя документа; - фамилию машинистки или лица, печатавшего документ: - дату. Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы. Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра доку- мента, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпеча- танных экземпляров. Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроиз- водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению де- лопроизводства этих документов. Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации. При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроиз- водства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю. В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю. Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, проши- ваются и опечатываются. На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются: - наименование предприятия, - входящий номер документа, - дата регистрации, - количество листов основного документа и приложений. На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляет- ся штамп с указанием: - номера входящего документа; - количества листов данного приложения. 3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструк- торские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами. На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подши- ваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во вре- менное пользование. В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вес- тись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства. Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенк- латуре. На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических до- кументов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготав- ливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изго- товления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в жур- нале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика. На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с ука- занием: - инвентарного номера; - даты регистрации. Штамп с инвентарным номером проставляется: - на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и титульного (первого) листа документа: - на графических документах - над основной надписью. 3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учиты- ваются по общей номенклатуре дел предприятия. В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журна- лу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "за- головок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предостав- лено право пользования делом. Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносят- ся все дела, журналы и картотеки с таким грифом. При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться де- лом. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соот- ветствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с та- ким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела. Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатывают- ся. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подраз- деления по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах. 3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на кар- точках, имеющих соответствующие графы: - фамилия, имя, отчество; - должность; - кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ": - когда и т.д. 4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние ор- ганизации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соот- ветствующие полномочия руководителем предприятия. 4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказны- ми бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы. При отправке документов заказными или ценными отправлениями на кон- вертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом слу- чае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя. 4.3. Исходящим номером документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" явля- ется номер, за которым зарегистрирован документ." 4.4. После отправки документа в карточке (журнале) учета, по которому зарегистрирован отправляемый документ, делается отметка об отправке, за- веряемая подписью лица, производившего отправку. 4.5. При необходимости документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" могут доставляться адресату нарочными из числа сотрудников, допущенных к рабо- те с такими документами. 5. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 5.1. Размножение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно про- изводиться в местах, определенных руководителем предприятия, под контро- лем специально назначенных для этих целей лиц. Использование электронной копировальной техники без применения техни- ческих средств защиты может привести к утечке информации1 5.2. Размножение документов и снятие копий производится по письменно- му разрешению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов учитываются подраз- делением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" за номерами подлинников. 5.3. Выписки из документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производятся по разрешению соответствующих руководителей за новым номером по карточ- кам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается от- метка, заверенная подписью лица, производившего выписку. 6. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 6.1. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", в том чис- ле черновиков, бракованных листов и испорченных копий, производится под- разделением по ведению делопроизводства этих документов с обязательной простановкой отметок об уничтожении в учетных данных документов. 6.2. Сданные в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" черновики, испорченные листы, варианты и не- подписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель и т.д.). В учетных данных документов (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением под- писи сотрудника подразделения по ведению делопроизводства с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" И ДАТЫ. По мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля и т.д.) изымается работником по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и уничтожается. Периодичность изъятия может уста- навливаться начальником подразделения по ведению делопроизводства этих документов в зависимости от количества документов и условий уничтожения. 6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производит- ся в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия. Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к дея- тельности которого относится документ, путем проставления в учетной кар- точке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты. 6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экс- пертная комиссия. 6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕС- КАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением ра- ботниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА". Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подраз- деление по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указа- нием номера акта, даты уничтожения. 6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" долж- но производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов. 7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" прово- дятся не реже одного раза в квартал. В ходе проверок: устанавливается соответствие наличия документов учетным данным; контролируется правильность ведения учетов; проверяется порядок обращения с документами; рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". 7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в ко- миссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся рос- сыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается: соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов. 7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала. В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполне- нии, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также доку- менты, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполни- телей. 7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за про- веряемым года. В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение. 7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководи- теля подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОМ- МЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов. 7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия. 8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" 8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность. 8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений произ- водится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действую- щей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела. 8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотруд- никами предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой. 8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудни- кам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с гри- фованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны. КОММЕНТАРИИ Данная инструкция утверждается руководителем предприятия. Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Ге- неральным директором. Утверждаю ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа Прием от "__" __________ 19__ г. Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно по- ручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов. В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возла- гается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц. Структуры, штаты и численность подразделений по ведению делопроиз- водства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" определяются руководи- телем предприятия в зависимости от объема документооборота. В случае размещения подразделений по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях режимно-секретных ор- ганов или канцеляриях должно быть обеспечено отдельное хранение докумен- тов с этим грифом от других документов. Образец штампа: Например: - инвентарный учет чертежей; - инвентарный учет текстовых сброшюрованных документов м т.п. Образец штампа: С одной стороны, при составлении этого списка нецелесообразно допус- кать необоснованного его расширения, но, с другой, он не должен затруд- нять решения производственных вопросов. так как это может привлечь внимание посторонних лиц и привести к утечке (хищению) охраняемой информации. Например: Документ, зарегистрированный по входящему учету, отправляется во внешнюю организацию за своим входящим номером. Документ, стоящий на ин- вентарном учете, в случае, если он отправляется без сопроводительного письма, отправляется за своим инвентарным номером. Исходящим номером до- кумента, зарегистрированного по учету подготовленных документов, будет этот номер. Необходимо помнить, что бесконтрольно> размножение является одним из наиболее вероятных каналов утечки охраняемой информации! Например: Сделана выписка из документа за N37 от 01.07.92., пункты 3, 7-9. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ ПОРЯДОК ОТНЕСЕНИЯ СВЕДЕНИЙ К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ГРИФОВА- НИЯ РАБОТ, ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ И ИСКЛЮЧЕНИЯ ИХ ИЗ ЭТОЙ КАТЕГОРИИ Первым вопросом, который необходимо решить при организации охраны коммерческой тайны предприятия, является определение круга сведений, составляющих коммерческую тайну, а также возможное распределение их по категориям важности в зависимости от их ценности дня предприятия, харак- тера и размера ущерба, который может быть нанесен предприятию при разг- лашении этих сведений. К решению этой проблемы следует подходить особенно тщательно. Если какие-либо данные, прямые или косвенные, будут упущены из внимания, то все принимаемые меры могут оказаться неэффективными. С другой стороны, излишние меры по ограничению доступа к информации осложнят работу и при- ведут к неоправданным экономическим издержкам. Правильная организация выделения и защиты коммерческой тайны должна не только не мешать работе предприятия, но даже способствовать его прибыльной деятельности. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия Сведения, составляющие коммерческую тайну каждого конкретного предп- риятия, отражаются в "Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия" (далее "Перечень"). Перечень утверждается руководителем предприятия. При его разработке необходимо учитывать требования Поста- новления Правительства РФ от 5.12.91 г. Мг 35 "О перечне сведений, кото- рые не могут составлять коммерческую тайну", а также перечень информа- ции, открытой для ознакомления акционеров в соответствии с Федеральным законом РФ "Об акционерных обществах " N 208-ФЗ от 26.12.95 г. Практика показывает, что данный вопрос лучше решать коллегиально. Для разработки Перечня приказом руководителя предприятия создается комиссия из наиболее квалифицированных и компетентных специалистов основных под- разделений и представителей службы безопасности (или режимно-секретного органа). Подготовка перечня сведений, составляющих коммеческую тайну Для подготовки перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне предприятия, целесообразно привлечь наиболее компетентных специалистов, знакомых как с деятельностью предприятия в целом, так и с работой его отдельных подразделений. Создается группа в составе не более 4-5 человек, в которую желательно включить: - специалиста, владеющего финансовыми вопросами, конъюнктурой рынка и данными в отношении конкурирующих фирм; - специалиста, полностью представляющего систему организации работы предприятия, ее особенности; - специалиста по связям с другими предприятиями, а также по вопросам заключения контрактов, договоров; - специалиста, обладающего всеми сведениями о выпускаемой продукции, технологичес- ком цикле ее проектирования и производства, о прохождении всех видов информации (устной, документальной, в виде образцов, узлов, блоков, готовой про- дукции). Если предприятие достаточно велико или производимая продукция имеет разнородный характер, можно создать несколько таких групп: одну - глав- ную, в целях координации и обобщения результатов работы, остальные - в зависимости от необходи- мости по каждому отдельному участку. С другой стороны, не исключено, что предприятие может состоять лишь из нескольких человек, особенно на первых этапах. Тогда, действительно, указанную задачу способен решить один руководитель, при условии, что он будет владеть перечисленной выше информацией. Но все же, во избежание субъективных ошибок, лучше рассматривать эти вопросы как минимум вдвоем. Как уже сказано, в группе должны быть руководящие специалисты, обла- дающие полным объемом данных, которые могут быть отнесены к коммерческой тайне. Однако это не означает, что следует обязательно знакомить всех привлекаемых экспертов с конкретными сведениями, которые могут представ- лять коммерческую тайну, если ранее они эти сведения не знали. В большинстве случаев достаточно, если хотя бы один из них осведомлен в деталях по отдельному рассматриваемому вопросу, а остальные представляют себе общий характер. Такой подход сделает работу группы более рацио- нальной и исключит уже на первом этапе возможные предпосылки к необосно- ванному распространению коммерческой тайны. Далее, перед группой экспертов необходимо поставить комплекс <опросов в следующей последовательности: а) выделить все виды деятельности предприятия, приносящие прибыль на данный момент; б) исходя из имеющихся данных о рынке сбыта, оценить превышает ли уровень прибыли для данного вида деятельности аналогичные показатели у других предп- риятий; в) определить вероятную перспективу рентабельности этой деятельности. Если с экономической точки зрения вид деятельности устраивает предп- риятие в данный момент и в перспективе, а прибыль выше, чем у конкуриру- ющих фирм, то предприятие располагает определенной коммерческой тайной и необходимо продолжить анализ. В этом случае эксперты должны определить, что именно в данном виде деятельности позволяет получать прибыль. Примеры могут быть самыми раз- личными. Так, для сведений научного характера - это, как правило: - идеи, изобретения, открытия; - отдельные формулы; - новые технические проекты; - новые методы организации труда и производства; - программное обеспечение ЭВМ; - результаты научных исследований. Для сведений технологического ха- рактера: - конструкторская документация, чертежи, схемы, записи; - описания технологических испытаний; - "ноу-хау"; - точные значения конструкционных характеристик создаваемых изделий и оптимальные параметры разрабатываемых технологических процессов (разме- ры, объемы, конфигурация, процентное содержание компонентов, температу- ра, давление, время и др.); - сведения о материалах, из которых изготовлены отдельные детали, ус- ловиях экспериментов и оборудовании, на котором они проводились и т.д.: - используемые предприятием отдельные новые, либо уникальные измери- тельные комплексы и приборы, станки, оборудование. Для сведений договорно- го характера: - сведения о заключенных или планируемых контрактах; - данные о поставщиках и клиентах; - обзоры рынка, маркетинговые исследования; - информация о конфиденциальных переговорах; - калькуляция издержек производства предприятия, структуры цен, уро- вень прибыли; - планы развития предприятия и его инвестиций. Если в выделении узловых сведений возникают проблемы, то можно изу- чить рассматриваемый вид деятельности по отдельным технологическим эта- пам, по логическому алгоритму действий, по временным отрезкам. В любом случае полезными будут аналогичные примеры организации защиты секретов западными фирмами. Так, крупнейшие в мире производители прохладительных напитков фирмы "КокаКола" и "Пепси-Кола" выделяют а качестве главных секретов специальные добавки в концентрат, из которого изготавливаются напитки. Американские машиностроительные и приборостроительные фирмы, широко рек- ламируя высокие качественные характеристики своей продукции, держат в глубоком секрете технологические особенности изготовления основных уз- лов, определяющих данные характеристики. Следует учесть и другие факторы. Например, предприятие может приме- нять широко известные методы организации производства, технологические приемы, оборудование и т.п и при этом достигать высокой прибыли. Несмот- ря на общедоступность таких данных, сам факт их применения может яв- ляться коммерческой тайной. Некоторые предприятия получают прибыль за счет монопольного положения на рынке, т.е. отсутствия производителей такого же вида товара в данном регионе. Не следует в этом случае пренебрегать своевременными мерами по защите коммерческой тайны, т.к., используя свободный доступ к необходи- мым данным, даже небольшое предприятие способно быстро организовать ана- логичное производство и составить конкуренцию. Нельзя использовать отнесение каких-либо сведений к категории коммер- ческой тайны в целях уклонения от уплаты налогов, сокрытия фактов нане- сения ущерба здоровью людей, а также других противозаконных действий. Работа с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. Результатом работы экспертов должен стать Перечень сведений, состав- ляющих коммерческую тайну предприятия. Вполне естественно, что по мере необходимости этот Перечень должен пересматриваться, изменяться и дополняться. В Перечне, если возможно, желательно указать конкретный срок, на который те или иные сведения от- несены к коммерческой тайне. Перечень доводится до структурных подразделений и соисполнителей в части, касающейся их, для руководства в работе и приведения в соот- ветствие с ним грифа работ (целесообразно применять гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"), документов и изделий. Исполнитель и руководитель, подписывающий документ, оценивают при его подготовке содержащиеся в нем сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия. При наличии таких сведений на первом, титульном листе в правом верх- нем углу должен быть проставлен гриф. Например, "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Исключение сведений из категории составляющих коммерческую тайну предприятия производится по окончании контрольного срока, на который она устанавливалась или ранее, в связи с наступлением определенных обстоя- тельств (появление нового образца, утечка информации к конкуренту и т.п.). Решение о досрочном исключении сведений из категории, составляющих коммерческую тайну, принимается теми же лицами, которые утвердили Пере- чень. В основе этой системы должна лежать заинтересованность исполнителей работ как в выявлении новых объектов защиты, так и в определении опти- мального момента снятия ограничений на распространение ранее защищаемой информации. В тех случаях, когда публикация необходима для закрепления приоритета или поддержания престижа предприятия, вместо конкретных приводятся све- дения более общего характера. Например, точные значения характеристик и параметров могут быть заменены на диапазоны, в которых они находятся. При открытом опубликовании сведений рекомендуется уделять больше вни- мания рекламной привлекательности ее результатов, чтобы заинтересовать в их использовании потенциальных потребителей внутри страны и за рубежом. Вместе с тем объем публикуемых данных не должен быть достаточным для са- мостоятельного внедрения без дополнительной информации разработчика, ко- торая именно и подлежит защите. ПОРЯДОК СОХРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ ПРИ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ С ПО- МОЩЬЮ СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ Перечень должностных лиц, которым предоставляется право подписывать заказ (задание, запрос) на обработку информации, содержащей коммерческую тайну, на средствах вычислительной техники, согласовывается с подразде- лением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА и утверждается руководителем фирмы. Копия перечня направляется ру- ководителю структурного подразделения, эксплуатирующего средства вычис- лительной техники. Пропускной и внутриобъектовый режим объекта средств вычислительной техники должен удовлетворять требованиям, изложенным в настоящих методи- ческих материалах. Учет входящей документации, предназначенной для выполнения работ на средствах вычислительной техники Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", поступившие на предприя- тие для обработки на средствах вычислительной техники, подлежат регист- рации в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в журналах (карточках) учета. Все учтенные накопители информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в подразделении по ведению делопроизводства этих документов выдаются ис- полнителям согласно разрешению руководства на автоматизированную обра- ботку информации по карточке выдачи документов под расписку. После обработки информации или перед окончанием рабочего времени все выданные документы и материалы исполнитель сдает ответственному в под- разделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Порядок учета и подготовки машинных носителей информации по коммерчес- кой тайне на бумажной основе Чистые перфокарты, перфоленты и другие бумажные ленты, предназначен- ные для нанесения на них коммерческой информации, перед началом работы оператора предварительно учитываются работником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в специальном учетном журнале. При предварительной регистрации комплекта перфокарт на первой перфо- карте комплекта ставится штамп, в котором отражается: - учетный номер; - гриф; - количество перфокарт в комплекте; - номер экземпляра; - фамилия исполнителя; - дата исполнения. На остальных перфокартах ставится их порядковый номер и учетный номер комплекта. На перфоленте и бумажной ленте штамп ставится в начале ленты. После перфорации и технологического контроля работник подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" фиксирует конец перфоленты (контрольной ленты), последнюю перфокарту проставлением штампа и заполнением реквизитов его оттиска. В случае обрыва перфоленты (при нанесении или считывании информации) на месте склейки проставляется штамп, который содержит: - учетный номер данного материала; - номер обрыва; - дату склейки; - подписи исполнителя (оператора) и сотрудника подразделения по веде- нию делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА") от- ветственного за учет и хранение магнитных накопителей информации и машинных документов. В учетной документации делается запись об обрыве (склеивании) ленты. Аналогичным образом учитываются вставки (вклейки) или замена участков (зон) перфоленты. При этом дополнительно после номера обрыва делается надпись "вставка" или "замена". В случае выхода из строя отдельных перфокарт, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, разрешается производить их замену на новые за теми же учетными номерами. В учетной документации делается от- метка о замене перфокарт с указанием их номеров в комплекте. Дублирование (размножение) секретных перфолент и комплектов перфокарт сверх установленного в разрешении количества экземпляров осуществляется по представлению заявки на внесение изменений в разрешение, согласован- ной с подразделением по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". Учет дубликатов перфолент и комплектов перфокарт производится за но- мером основного экземпляра. Нумерация дополнительно размноженных экземп- ляров продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров доку- мента. Изменение количества экземпляров должно быть отражено в учетной документации. Порядок учета магнитных носителей информации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Магнитные носители (магнитные ленты, съемные магнитные диски и диске- ты), предназначенные доя нанесения на них закрытой информации, берутся на учет до записи на них сведений, составляющих коммерческую тайну (ре- шения на производство работ) по книге инвентарного учета. Для записи информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должны использо- ваться специально выделенные персональные компьютеры и дискеты. При постановке на учет съемного диска их маркировка производится на металлической пластине, прикрывающей нерабочую поверхность нижнего дис- ка, посредством нанесения записей механическим путем или красящим ве- ществом, имеющим хорошую механическую стойкость. На дискеты с двух сто- рон наносится красящее стойкое вещество. На каждый магнитный носитель секретной информации заводится лицевой счет, по которому осуществляется допуск к персональному компьютеру и вы- дача съемных дисков, дискет или магнитных лент исполнителям. К работе со средствами секретной информации должны допускаться только те лица, которые указаны в разрешении на автоматизированную обработку информации, составляющей коммерческую тайну, и только в те интервалы ра- бочего времени, которые отведены для решения указанной задачи в графике рабочего времени. Инвентарный номер персональному компьютеру, съемному диску, магнитной ленте или дискете присваивается один раз при их первичном учете и может быть изменен только при проведении переинвентаризации и заведении нового учета, о чем делается отметка в соответствующих учетных формах. Персональные компьютеры, используемые для сохранения коммерческой ин- формации на длительное время, подлежат инвентарному учету по книге, где отражается наименование содержащейся информации. В этих случаях указан- ные компьютеры на период, пока они не используются в работе, опечатыва- ются работником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", ответственным за учет магнитных накопителей информации. Включение этих компьютеров в работу в соответствии с за- казом (заданием, запросом) производится исполнителем (оператором) в при- сутствии работника этого подразделения. Жесткие магнитные диски при обработке коммерческой информации ис- пользуются, как правило, в качестве рабочих магнитных носителей информа- ции, которая должна обязательно стираться по окончании выполнения каждо- го конкретного расчета. Отметка о стирании информации с жесткого диска, а также из основной памяти после проведения работ производится в журнале оператора в графе "примечание" и заверяется подписями оператора и уполномоченного подраз- деления по ведению делопроизводства документов с Грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". При наличии системы автоматического стирания запоминающих устройств отметка о стирании информации с жесткого диска в журнале оператора не производятся При постановке катушечной магнитной ленты на учет на ее обоих концах с помощью краски, компостера или другим способом проставляется: - учетный номер; - гриф; - дата взятия на учет; - подпись работника подразделения по ведению делопроизводства доку- ментов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". В случае обрыва магнитной ленты и пригодности ее частей к дальнейшему использованию на одной из частей остается первоначальный учетный номер, а остальным присваивается очередные порядковые номера, о чем производит- ся отметка в журнале инвентарного учета магнитных носителей информации. При обрыве кассетной ленты, она в дальнейшем в работе не используется и подлежит уничтожению. Хранение и уничтожение материалов автоматизированной обработки Машинные документы, съемные диски и дискеты, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, хранятся в специальных хранилищах или надежно заземленных металлических шкафах (сейфах), которые опечатываются лицами, ответственными за их хранение. Их хранение должно осуществляться в условиях, исключающих возможность хищения, приведения в негодность или уничтожения содержащейся в них сек- ретной информации, а также соответствовать техническим условиям заво- дов-изготовителей магнитных накопителей информации и средств вычисли- тельной техники. Магнитные носители информации хранятся в герметически закрываемых пластмассовых футлярах в вертикальном положении в ячейках, номера кото- рых должны соответствовать учетным номерам, присвоенным магнитным носи- телям. Для визуального сличения с номерами ячеек учетные номера магнитных лент, дисков и дискет выносятся на футляр. Недопустимо воздействие на диски и дискеты теплого, светового (ультрафиолетового) и ионизирующего излучения, а также хранение их вбли- зи источников электромагнитных колебаний. Сроки хранения документации и машинных носителей информации, участву- ющих в процессе автоматизированной обработки, устанавливаются руководи- телем предприятия, а также утвержденного разрешения на автоматизирован- ную обработку информации конкретно по каждой задаче. Сроки хранения документов и машинных носителей информации, получаемых в процессе отладки программ и решения задач при опытной эксплуатации, определяются их разработчиками. Массивы информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на жестких и гибких дисках, утратившие практическое значение, уничтожаются (стираются) по акту, о чем в книге инвентарного учета делается соответствующая запись. Диски после стирания с них информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" с учета не снимаются и хранятся наравне с тугими дискетами с таким грифом. В последующем эти диски могут использоваться для записи новой информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". При случайном стирании информации с магнитных лент и магнитных дисков оператором в присутствии уполномоченного подразделения по ведению делоп- роизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится пере- запись информации заново, о чем также делается запись в учетных формах, заверенная подписями присутствовавших. При стирании информации и записи новой учетный номер дисков не меня- ется, а в книге производится соответствующая запись и, при необходимос- ти, заводится новый лицевой счет. Целесообразно, при потере физических свойств магнитного слоя (старе- ния, износа и т.д.) одного из дисков или всего пакета, производить двой- ное стирание записанной на них информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" с одновременной записью некоторой шумовой программы (например: 0,1:0,1 и т.д. или случайный набор любых других цифр). Проекты документов на бумажных накопителях информации, контрольные ленты, распечатки и копировальная бумага, содержащие информацию с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а также забракованные, пришедшие в негодность (за- мятые, разорванные) накопители информации уничтожаются без составления акта. Об уничтожении указанных материалов делаются отметки в учетных формах, которые заверяются подписями двух работников подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", а ес- ли в этом подразделении имеется только один работник - этим работником и исполнителем (оператором). Бумажные накопители информации и другие машинные документы, содержа- щие информацию с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", утратившие практическое значение, уничтожаются по акту с последующей отметкой в учетных формах. Уничтожение накопителей информации с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на бумажной основе производится путем сожжения или измельчения на специ- альных машинах. Подлежащие уничтожению диски и машинные документы с грифом "КОММЕР- ЧЕСКАЯ ТАЙНА" должны храниться отдельно от используемых в работе. Для удобства хранения перфоносителей могут использоваться коробки, исключающие механические повреждения перфоносителей. Комплектация перфоносителей должна производится по задачам, подсисте- мам и т.д., для целей оперативной обработки информации. Комплекты перфокарт, имеющие один учетный номер, желательно не разъединять при их хранении. КОММЕНТАРИИ При применении средств вычислительной техники для обработки информа- ции, содержащей коммерческую тайну предприятия, создается система защиты такой информации, которая в зависимости от характера информации и усло- вий работы, включает в себя совокупность организационных мер, программ- ных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, нап- равленных на обеспечение сохранности коммерческой тайны в процессе эксплуатации средств вычислительной техники. При разработке системы защиты коммерческой информации предусматрива- ются: возможность установления подлинности (идентификации) всех лиц, обра- щающихся к информации, составляющей коммерческую тайну: разграничение доступа к техническим средствам, программам и информа- ции при ее обработке на средствах вычислительной техники; уничтожение при необходимости коммерческой информации, оставшейся после обработки в запоминающих устройствах средств вычислительной техни- ки; создание страховых копий программ и информационных массивов: возможности осуществления контроля за сохранностью программного и ин- формационного обеспечения; специальное преобразование информации, содержащей коммерческую тайну, для зашифровки ее содержания; управление всем процессом обработки информации и работой системы за- щиты коммерческой информации; возможность установки приспособлений для опечатывания (опломбирова- ния) узлов и блоков средств вычислительной техники, а также решение других задач, исходя из особенностей конкретного про- цесса обработки информации, содержащей коммерческую тайну, на средствах вычислительной техники. Выбор конкретных мер, методов и средств системы защиты коммерческой информации определяется в зависимости от времени ее обработки, условий расположения предприятия, наличия удаленных терминалов, состава и типов средств вычислительной техники. КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА Право акционера на получение информации о деятельности общества Законодательством РФ устанавливается безусловное право акционера на получение информации о деятельности общества. Оно обеспечивается обязан- ностью общества: предоставлять акционерам возможность ознакомления с: - данными реестра акционеров общества; - ежеквартальным и годовым балансами и отчетами о финансовом положе- нии общества; - планом развития общества; - уставом общества, всеми вносимыми в него изменениями и дополнения- ми; - внутренними нормативными документами, касающимися взаимоотношений общества и акционеров; - протоколами заседаний Общего собрания акционеров, Совета директоров и Правления общества; а также своевременно сообщать акционеру: - о созыве Общего собрания акционеров и его повестке дня; - о местонахождении Правления общества, реестра акционеров, всех до- кументов, открытых для ознакомления акционеров, и др.; - о порядке работы структуры общества, ответственной за работу с ак- ционерами. Отчетность общества перед акционерами Общество обязано в течение 2 месяцев после проведения годового Общего собрания акционеров опубликовать годовой отчет в печатном издании с ука- занием данных, которые оно считает целесообразным довести до сведения общественности, а также адрес, по которому все желающие могут ознако- миться с портным текстом отчета. При этом публикация сведений об акционерном обществе должна осу- ществляться в печатном органе массовой информации, специализированном либо имеющем специальный раздел для публикации таких сведений. Он должен свободно распространяться на территории того субъекта РФ, где осу- ществлена государственная регистрация общества. Сведения, относящиеся к деятельности общества, уставный капитал кото- рого составляет более 150 тыс. установленных законодательством мини- мальных размеров оплаты труда в месяц либо число акционеров которого превышает 5 тыс., должны публиковаться в печатном органе, имеющем тираж не менее 50 тыс. экземпляров и свободно распространяемом на территории РФ. Конкретное место публикации определяется Советом директоров. По устному заявлению (требованию) акционера ему должна быть предос- тавлена возможность ознакомиться с документами о деятельности общества и его органов управления. Протоколы заседаний органов управления общества выставляются для оз- накомления акционеров после их оформления в порядке, установленном нор- мативными документами общества. Информация, открытая для акционеров Подготовка списка информации, открытой для акционеров Право доступа к информации о деятельности общества определяется внут- ренними нормативными документами общества, в том числе Положением о ком- мерческой тайне. При этом общество имеет право не предоставлять для оз- накомления акционерам информацию, являющуюся коммерческой тайной общест- ва. С другой стороны, общество не имеет права не предоставить акционеру (по его требованию) сведения о том, какая информация открыта для озна- комления, а также где и когда он может ознакомиться с ней. Список информации, являющейся коммерческой тайной общества, определя- ет его Генеральный директор. Согласно положениям российского законода- тельства (Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. N35) к коммерческой тайне предприятия (или предпринимателя) не могут быть отне- сены: - учредительные документы, - сведения о лицензиях, регистрационных документах и патентах; - сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйствен- ной деятельности общества; - сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, ма- лых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью и др. Список информации, открытой для ознакомления акционеров, утверждается Советом директоров общества. Список находится в соответствующем отделе общества, организующем ра- боту с акционерами (например, в отделе по работе с ценными бумагами). За предоставление в этот отдел необходимой информации отвечает Генеральный директор. Перечень документов и сведений, открытых для ознакомления акционеров. К документам, с которыми акционеры общества имеют безусловное право знакомиться, относятся. 1. Учредительные документы общества. 2. Проспекты эмиссии ценных бумаг, план приватизации. 3. Внутренние нормативные документы общества, в том числе: Положение об Общем собрании акционеров общества; Положение о Совете директоров; Положение о Ревизионной комиссии; Положение об исполнительном органе общества; Кодекс поведения членов Совета директоров, исполнительного органа об- щества, Ревизионной Комиссии и должностных лиц администрации; Положение о ценных бумагах общества; Положение о работе с заявлениями акционеров. 4. Реестр акционеров (список акционеров общества). 5. Балансовый отчет с приложениями по итогам кварталов и года. 6. Копии протоколов заседаний Правления, Совета директоров, Ревизион- ной комиссии, Общих собраний акционеров 7. Список членов Совета директоров и должностных лиц общества 8. Положение о коммерческой тайне общества. 9. Положение о филиале или представительстве общества 10. Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящее- ся на его балансе 11. Годовой финансовый отчет 12. Протоколы общих собраний акционеров общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ре- визора) общества 13. Список членов Совета директоров и должностных лиц Общества 14. Списки аффилированных лиц общества с указанием количества и кате- гории (типа) принадлежащих им акций; 15. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора об- щества, государственных и муниципальных органов финансового контроля, К сведениям, в обязательном порядке подлежащим представлению акционе- ра, относятся: - данные о финансовом положении общества (данные об использовании прибыли, формировании и использовании средств резервного фонда, размер задолженности по займам, платежам в бюджет, кредитам банков и прочим кредиторам); - сведения о величине уставного капитала; - сведения о выпущенных обществом ценных бумагах; - список всех членов Совета директоров и Правления общества с указа- нием всех занимаемых ими должностей в настоящее время и за последние 5 лет, в том числе вне органов управления этого общества, а также коли- чество принадлежащих им голосующих акций как в уставном капитале данного общества, так и вне его. Перечень этой информации подготавливается обществом регулярно и вклю- чается в годовой отчет, который представляется для утверждения годовому Общему собранию акционеров. Отчет составляется Советом директоров, подт- верждается внешним аудитором или Ревизионной комиссией общества, а после его утверждения Собранием представляется в финансовый орган, осуществля- ющий государственную регистрацию ценных бумаг по местонахождению общест- ва и в течение двух месяцев после собрания должен быть опубликован. Ознакомление с Реестром акционерного общества Положением о ведении реестра предусмотрено, что информация, содержа- щаяся в реестре акционеров, должна быть открыта для ознакомления. Ряд акционерных обществ не допускает акционеров до сведений, содержа- щихся в реестре акционеров, а сами реестры объявляются коммерческой тай- ной. С одной стороны, такой подход не лишен оснований, поскольку в реестре содержатся персональные данные по каждому акционеру общества, в том чис- ле их адрес, телефон, паспортные данные и др. Однако, с другой стороны, этим нарушаются положения законодательства РФ. Отказ в ознакомлении с реестром или списком акционеров с указанием вида и количества принадле- жащих им акций является грубейшим нарушением прав акционеров. Акционеры как долевые собственники и, по сути, совладельцы предприятия, должны знать, кто вместе с ними владеет обществом. В соответствии с действующим законодательством в число лиц, имеющих право на получение информации из Реестра, входят само акционерное об- щество, зарегистрированные в реестре лица и уполномоченные государствен- ные органы. Общество имеет право на получение всей информации, содержащейся в ре- естре. Запросы от имени общества должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами и скреплены печатью общества. Перечень должностных лиц общества, имеющих доступ к реестру, опреде- ляется правлением общества и утверждается советом директоров. Правление предоставляет регистратору этот перечень с обязательным указанием: - фамилии, имени, отчества каждого из уполномоченных должностных лиц; - их должностей; - объема информации, которую имеет право получить каждое из этих должностных лиц; - образцов подписей каждого уполномоченного должностного лица. Зарегистрированное в реестре лицо имеет право получать следующую ин- формацию из реестра: - о зарегистрированных на его имя ценных бумагах; - о всех изменениях информации о нем и зарегистрированных на его имя ценных бумагах, произведенных в реестре; - о процентном соотношении общего количества принадлежащих ему ценных бумаг к уставному капиталу обще